UNIDAD 7. HOJA DE CÁLCULO (I).
1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007.
1.1. LA HOJA DE CÁLCULO.
Es una compleja herramienta que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tabla. Su finalidad principal es la de realizar cálculos de diferente complejidad con los datos que contiene, desde la aritmética más simple hasta las complejas funciones matemáticas, estadísticas, de análisis o de depuración de datos, mediante fórmulas y funciones, así como diseñar gráficos asociados a esos datos y resultados.
1.2. LA INTERFAZ.
Después de haber trabajado con Word 2007 es fácil familiarizarse con la interfaz de Excel 2007 puesto que sigue la misma filosofía de pestañas. Cinta de opciones, área de trabajo, barra de zoom, etc.
1.3. NOMENCLATURA.
- Libro. Es un documento de cálculo y cuenta de una a múltiples hojas.
- Hoja. Es cada una de las páginas que contiene un libro de cálculo.
- Celda. Las columnas de una tabla de Excel están representadas por letras, mientras que las filas lo están por números. Una celda es la conjunción de una fila y una columna.
- Rango. Se denomina rango a un grupo de celdas. Los rangos se expresan poniendo la referencia a una celda inicial y a una final, separadas por dos puntos (:). Al seleccionar un rango quedan marcadas de color las cabeceras de las filas y de las columnas que comprende.
1.4. EL CONTROLADOR DE RELLENO.
Pequeño recuadro rectangular que aparece al seleccionar una o más celdas y que facilita la tarea de relleno de celdas adyacentes.
1.5. ACCESO A LA APLICACIÓN.
Inicio - Todos los programas - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007.
1.6. MENSAJE DE ERROR.
#DIV/0! - Indica que hay una división entre cero.
#N/A - la celda no contienen ningún dato.
#¡NUM! - el argumento de la función matemática es incorrecto. Por ejemplo, la raíz cuadrada de un número negativo.
#¡REF! - se ha suprimido una celda o un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una formula. Por ejemplo, =A1+B1+C1 y se borra la celda C1, la fórmula cambia a A1+B1+#¡REF!
#¡VALOR! - en una fórmula matemática hay una celda de tipo de texto o el operador es incorrecto.
###### - una celda llena del símbolo almohadilla (#) indica que el ancho de la celda no es suficiente para contener los datos que hay en ella.
1.7. REFERENCIAS A CELDAS.
¿Cómo obtener información de una celda en concreto?
- Referencias relativas. Modifican la referencia de las fórmulas en función de la posición que ocupe la nueva celda cuando se copia. Una referencia relativa sería, por ejemplo, A1.
- Referencias absolutas. Las absolutas garantizan que las referencias a celdas no varían cuando copiamos la fórmula en oro lugar.
- Referencia mixta. Las referencias mixtas fijan una coordenada como absoluta y la otra como relativa.
- Referencia circular. Se produce cuando una fórmula, de manera directa o indirecta, depende de su propio valor.
1.8. LA AYUDA DE MICROSOFT EXCEL 2007.
Tiene el mismo formato que la Ayuda de Word y nos aporta información acerdca de algún elemento de la misma aplicación o de un procedimiento concreto de utilización.
2. DISEÑO E IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO.
2.1. DISEÑO DE PÁGINA.
Todas las opciones se encuentran bajo la pestaña de
Diseño de página.
Encontramos 5 grupos de opciones:
- Temas. Para aplicar una determinadas características de fuentes, efectos y colores a toda la hoja u hojas seleccionadas.
- Configurar página. Comprende márgenes, orientación y el tamaño del papel, área de impresión, fondo y la opción de imprimir títulos.
- Ajustar área de impresión. Para reducir la proporción general o el ancho y alto de las páginas que resultarían al imprimirse, de modo que se ajusten a un número determinado de páginas deseadas.
- Opciones de la hoja. Permite elegir si se desean ver sobre el área de trabajo las cuadrículas de la hoja o si queremos que se impriman o no. De igual modo lo relativo al encabezado y pie de página.
- Organizar. Es un grupo de opciones que se utilizará cuando se inserten objetos en una hoja, como pueden ser gráficos, imágenes y otras ilustraciones.
2.2. VISTA PREVIA E IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE EXCEL.
Se accede desde el botón
Office - Imprimir. Se mostrará el cuadro de diálogo
Vista previa e impresión del documento.
2.3. ANCHO DE FILAS Y DE COLUMNAS.
Situando el cursos entre la línea que divide las dos filas (cuando el cursor cambia a dos flechas). Para las columnas se hace de la misma forma.
3. PRÁCTICAS CON FORMATO Y OPERACIONES BÁSICAS.
3.1. AUTOSUMA, FORMATO Y CONTROLADOR DE RELLENO.
- Autosuma. Sumar el contenido de diferentes celdas que está en el grupo modificar en la ficha de insertar o activando la pestaña de Fórmulas y la Autosuma de la Biblioteca de funciones.
- Controlador de Relleno. Podemos trasladar la misma fórmula a otras celdas a través del controlador de relleno.
3.2. SERIES.
Una serie es un conjunto de datos ordenados según un criterio determinado.
1, 2, 3, 4...
2, 4, 6, 8...
Con el controlador de rellenor podemos completar series, tanto a lo lado de una fila como a lo largo de una columna.
3.3. FORMATO CONDICIONAL.
El formato condicional resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color conjuntos de iconos basados en criterios.
La solución a esta necesidad la proporciona Excel mediante el Formato condicional, que se encuentra en el grupo Estilos bajo la pestaña Inicio.
